¿Qué es un Protocolo de Empresa Familiar?


El Protocolo Familiar es un documento en el que los fundadores o dirigentes de una empresa vinculada a un grupo familiar establecen los formalismos del funcionamiento de la empresa y la protección del grupo familiar frente a terceros ajenos

En el protocolo familiar una familia empresaria pone por escrito las normas por las que se va a regir la relación de la familia con la empresa.

Los protocolos familiares tratan temas de muy diversa índole, aunque los principales suelen ser los siguientes:

1.- Declaración de los principios, valores y objetivos de la familia en tanto que empresaria;
2.- La reglamentación del acceso de los miembros de la familia a puestos de trabajo en la empresa;
3.- La reglamentación de la retribución a los empleados familiares (especialmente a los directivos);
4.- Las reglas de compra-venta de acciones o participaciones de la sociedad familiar.
5.- Los pactos de sindicación, método de valoración, prohibición de venta a no familiares;
6.- El establecimiento de los foros de comunicación formales de la familia (consejo de familia y Comité Familiar)
7.- Las reglas o recomendaciones para la resolución de conflictos;
8.- El sistema de formación de los familiares y accionistas;

¿Cuál es el objetivo de un Protocolo Familiar?


El objetivo del protocolo familiar es establecer las reglas básicas de la relación empresa-familia, de modo que todos las conozcan y sepan a qué atenerse, de modo que se eviten al máximo los conflictos.

¿Qué contenido básico tendrá el Protocolo Familiar?

 
El Protocolo Familiar tendrá el siguiente contenido básico

1.    Familia

Miembros de la familia firmantes del protocolo y afectados por este

Generaciones de familiares vinculados a la empresa

Ramas familiares con dependencia de la empresa

2.    Historia de la empresa

Breve historia de la empresa familiar y de sus orígenes

Trayectoria generacional presente y a corto plazo

Hechos relevantes que pueden orientar las relaciones familia-empresa

Situación actual y previsión a medio y largo plazo de la empresa familiar

3.    Valores

Valores y tradición en la empresa y de la familia

Valores y tradición en la familia con efectos mercantiles y de firma

Visión empresarial y valor de marca

4.    Órganos de gobierno

Consejo de Familia

Junta General de Accionistas o Junta de Socios (S.A. ó S.L.)

Consejo de Administración

Dirección General u otras Direcciones o Gerencia

5.    Incorporación a la empresa familiar

Normas y condiciones de acceso a la empresa familiar

Formación de las nuevas generaciones del grupo familiar

Comité de Evaluación y nombramientos de cargos y directivos

6.    Remuneración y propiedad

Política de dividendos y otras retribuciones a socios

Valoración de participaciones sociales y acciones

Transmisión de las participaciones sociales y preferencias a familia

Liquidez de la sociedad y política de adquisiciones

Normas de remuneración a socios y a directivos

Acceso y distribución de la propiedad de la empresa

7.    Capitulaciones matrimoniales y política testamentaria

Regímenes económicos matrimoniales de miembros del grupo familiar

Separación y divorcio de familiares

Usufructos derivados de la política matrimonial o sucesoria

Patrimonio empresarial y no empresarial

8.    Conducta empresarial y social

Compromiso con la responsabilidad ante empleados, proveedores y clientes

Directivos y ejecutivos no familiares

Mantenimiento del nombre y marca comercial en relación al familiar

Operaciones arriesgadas y limitaciones

Coberturas de seguros

Responsabilidad Civil de empresa y de directivos

Responsabilidad Social de empresa

>¿A que debe dar soluciones el Protocolo Familiar?


El Protocolo Familiar de Empresa debe, al menos ofrecer soluciones ante estas eventualidades:
 
A.- En relación con la sucesión generacional en la empresa

1.- ¿Cómo garantizar la seguridad financiera de las generaciones de familiares que se jubilan o dejar de están en activo en la empresa familiar?
2.- ¿En qué tipo de actividades estarán involucrados una vez retirados de la empresa o los familiares que dejan la actividad ejecutiva?
3.- ¿Cómo se deben elegir tras la sucesión los directivos como Consejero Delegado, Gerente o Director General de la empresa?
4.- ¿Cómo y Cuándo debe empezar la transición generacional en la empresa familiar?
5.- ¿Qué distribución de la propiedad es la más adecuada para la dirección efectiva de la compañía después de la sucesión generacional?

B ) En relación a la incorporación de nuevos miembros al grupo empresarial familiar
1.- ¿Cómo se limita el acceso a la empresa familiar?
2.- ¿Qué preparación se requiere para acceder como directivo?
3.- ¿Cómo se determina el cargo y la responsabilidad en el momento de la incorporación y en fases sucesivas por anualidades u otros criterios de experiencia?
4.- ¿Qué se hace cuando un miembro de la familia empleado no rinde o no desempeña su cargo de forma adecuada o diligente?
5.- ¿Se permite el acceso a la "familia política" en la empresa?

C)  Con respecto a las retribuciones y accionariado
1.- ¿Cómo se debe evaluar y retribuir el trabajo o dirección a los miembros de la familia   en la empresa?
2.- ¿Quién puede disponer de titularidad de acciones o participaciones de la empresa?
3.- ¿Qué compensaciones se les concede a los accionistas o socios familiares?
4.- ¿Quién toma decisiones financieras y retributivas en la empresa familiar?
5.- ¿Cómo afecta al accionariado el divorcio o fallecimiento de miembros de la empresa?

D) De las relaciones familiares
1.- ¿Cómo se deben afrontar los conflictos entre las distintas generaciones?
2.- ¿Cómo se subsanan los conflictos entre  hermanos?
3.- ¿Cómo se traslada a los familiares políticos las características y la tradición del negocio familiar?
4.- ¿Quién liderará y enseñará las costumbres y actividades familiares a las nuevas generaciones?
5.- ¿Cómo se toman las decisiones familiares futuras a corto, medio y largo plazo?

E) De la responsabilidad social
1.- ¿Cómo se coadyuva a los miembros de la familia en sus necesidades financieras o de carrera?
2.- ¿Cómo se resuelven los incumplimientos por algún miembro de la familia rompe los acuerdos a los que se ha llegado?
3.- ¿Que tipo de información financiera se facilita y entre que miembros de la familia?
4.- ¿Cómo se apoyan las ideas empresariales de los miembros de la familia y las reconversiones de estrategia empresarial?
5.- ¿Cómo se gestiona la comunicación exterior, la imagen pública y la responsabilidad social la familia empresarial?

F) Los procesos de separación de la empresa
1.- ¿Cómo se gestiona el abandono del grupo empresarial por familiares?
2.- ¿Cuándo se administran las salidas y como se retribuyen?
3.- ¿Quienes participan y lideran la gestión de las salidas del grupo?

G) Sobre el tratamiento de contingencias
1.- ¿Que órgano tramita las decisiones de emergencia?
2.- ¿Qué contingencias deben ser trasladadas a los Foros grupales del Protocolo Familiar?  
3.- ¿Cómo se administra la responsabilidad civil, social y penal de la empresa y sus miembros?
4.- ¿Cómo se gestiona el fallecimiento del fundador y/o  Presidente de la empresa familiar?

¿Qué es el Consejo de Familia?


El Consejo de Familia es el órgano en el que la familia define y toma decisiones estrictamente sobre aquellos aspectos que se refieren a su relación con la empresa.

De hecho, el Consejo de Familia debe ser el impulsor del Protocolo y el que vele por su actualización y aplicación.

En el CF tendrán representación todas las ramas familiares y pueden tener acceso desde o hasta una determinada edad

La periodicidad de las reuniones depende de la entidad de la empresa, sus miembros y temas a resolver.

Entre sus competencias figuran las siguientes:

1.- Planificación de la sucesión,
2.- El estudio y reconocimiento de la cultura familiar y sus valores,
3.- La política de dividendos de la empresa,
4.- La normativa relativa a la venta de acciones o participaciones,
5.- El acceso de las nuevas generaciones a la misma,
6.- La mediación en los conflictos entre familiares,
7.- La decisión sobre el nivel de formación e información de los accionistas familiares y todos aquellos temas que quieran incorporarse en el Protocolo Familiar.

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